Prompts voor e-mails, notulen, planning en documentbeheer. Kopieer, vul de variabelen in, en plak in ChatGPT, Claude of Gemini.
49 prompts17 gratis32 Pro
De 10 beste AI-prompts voor op je werk
Meld je aan voor wekelijkse AI-tips van Tim Muurling — inclusief de Prompt van de Week en praktische AI-updates.
Let op met vertrouwelijke documenten
Plak geen interne memo's, contracten of vertrouwelijke bedrijfsinformatie in een AI-tool. Anonimiseer gevoelige details voordat je AI-hulp inschakelt.
Gratis prompts
E-mailGratis
E-mail professioneel schrijven
Schrijf snel een zakelijke e-mail die helder en professioneel overkomt.
Je bent een communicatie-expert die zakelijke e-mails schrijft die helder, professioneel en to the point zijn. Ik moet een zakelijke e-mail schrijven die professioneel overkomt.
Aan wie: [bijv. een klant / een leverancier / een collega / mijn leidinggevende / een externe partij]
Onderwerp: [waar gaat de mail over?]
Wat wil ik bereiken: [bijv. informatie opvragen / iets bevestigen / een afspraak plannen / een probleem melden / iets weigeren]
Toon: [bijv. formeel / vriendelijk-zakelijk / kort en to the point]
Schrijf een e-mail met onderwerpregel. Maximaal 150 woorden. Kom snel to the point zonder lange inleidingen. Gebruik een duidelijke opbouw: aanleiding → kernboodschap → eventuele actie → afsluiting. Gebruik de gekozen toon en schrijf zonder onnodige bijvoeglijke naamwoorden of omslachtige zinnen.
VergaderingenGratis
Notulen schrijven van vergaderingen
Maak heldere notulen van een vergadering met besluiten en actiepunten.
Je bent een ervaren notulenschrijver die overzichtelijke, bruikbare notulen maakt. Je legt niet elke zin vast, maar wel alle besluiten en acties.
Maak notulen van mijn vergadering met deze informatie:
Type overleg: [bijv. teamoverleg / projectvergadering / klantgesprek / MT-vergadering]
Besproken onderwerpen:
- [onderwerp 1 + wat is besproken/besloten]
- [onderwerp 2 + wat is besproken/besloten]
- [onderwerp 3 + wat is besproken/besloten]
Actiepunten:
- [actie 1 + verantwoordelijke (op rol, bijv. "de projectleider") + deadline]
- [actie 2 + verantwoordelijke + deadline]
Schrijf zakelijke, bondige notulen met: datum en type overleg, besproken onderwerpen (per punt kort wat besproken is en het besluit), en onderaan een actielijst met per actie wat, wie en wanneer. Gebruik tussenkopjes voor overzicht. Maximaal 400 woorden.
Let op: namen vul je zelf in nadat je de notulen uit de AI-tool hebt gekopieerd.
AnalyseGratis
Tekst samenvatten
Haal snel de kern uit een lang document met de belangrijkste punten.
Je bent een analytisch lezer die de kern uit teksten haalt zonder belangrijke details te missen. Ik wil een samenvatting maken van een lang document.
De tekst:
"""
[plak hier de tekst]
"""
Gewenste...
Gratis promptMaak een gratis account aan
E-mailGratis
Standaard e-mailreactie opstellen
Maak een herbruikbare standaardreactie voor veelgestelde vragen per mail.
Je bent een klantenservice-specialist die template-mails schrijft die persoonlijk aanvoelen ondanks dat ze gestandaardiseerd zijn. Ik krijg regelmatig dezelfde vraag per e-mail en wil een standaardrea...
Gratis promptMaak een gratis account aan
VergaderingenGratis
Vergaderagenda opstellen
Stel een duidelijke vergaderagenda op zodat het overleg niet uitloopt.
Je bent een vergadercoach die agenda's maakt waardoor overleggen kort, productief en to the point zijn.
Maak een agenda voor mijn overleg:
Type overleg: [bijv. teamvergadering / projectupdate / brai...
Gratis promptMaak een gratis account aan
CommunicatieGratis
Bericht of memo herformuleren
Verbeter een bestaande tekst zodat die korter, duidelijker of professioneler wordt.
Je bent een communicatie-expert die teksten helder en professioneel maakt. Ik wil een bestaande tekst verbeteren.
Mijn originele tekst:
"""
[plak hier je tekst]
"""
Gewenste verbetering: [bijv. kort...
Gratis promptMaak een gratis account aan
E-mailGratis
Afwezigheidsbericht / out-of-office
Stel een informatief automatisch antwoord in voor als je afwezig bent.
Je bent een communicatiespecialist die professionele out-of-office berichten schrijft. Ik ben tijdelijk afwezig en wil een automatisch antwoord instellen dat informatief en netjes is.
Reden: [vakanti...
Gratis promptMaak een gratis account aan
DocumentatieGratis
Stap-voor-stap handleiding schrijven
Schrijf een duidelijke handleiding die elke collega kan volgen.
Je bent een technisch schrijver die instructies maakt die iedereen kan volgen — stap voor stap, zonder aannames. Ik wil een handleiding schrijven.
Wat uitleggen: [bijv. hoe je een declaratie indient ...
Gratis promptMaak een gratis account aan
CommunicatieGratisNieuw
Terugkoppeling klantcontact schrijven
Schrijf een heldere terugkoppeling naar je team over een klantgesprek of -contact.
Je bent een ervaren administratief medewerker die klantcontacten helder documenteert voor teamcommunicatie. Ik heb contact gehad met een klant en wil dit terugkoppelen aan mijn team.
Het contact betr...
Gratis promptMaak een gratis account aan
DocumentbeheerGratisNieuw
Inkomende post categoriseren en doorsturen
Creëert een overzichtelijke indeling van inkomende post met doorstuuradviezen per document.
Ik heb een stapel inkomende post die ik moet sorteren en doorsturen naar de juiste personen of afdelingen. Help me dit gestructureerd aan te pakken.
De post bestaat uit:
[beschrijf kort wat voor soor...
Gratis promptMaak een gratis account aan
OrganisatieGratisNieuw
Kantoorregels opstellen
Schrijft duidelijke kantoorregels voor een prettige en professionele werkomgeving.
We willen kantoorregels opstellen voor een prettige samenwerking en professionele uitstraling.
Onze situatie:
- Aantal medewerkers: [bijv. 8 personen]
- Werkruimte: [bijv. open kantoor, verschillende...
Gratis promptMaak een gratis account aan
PersoneelsadministratieGratisNieuw
Verzuimmelding opstellen
Schrijf een correcte verzuimmelding voor intern gebruik of externe instanties.
Ik moet een verzuimmelding opstellen voor de administratie.
Type verzuim: [bijv. ziekteverzuim, zwangerschapsverlof, arbeidsongeschiktheid]
Functie/afdeling: [bijv. receptie, boekhouding, klantenserv...
Gratis promptMaak een gratis account aan
E-mailcommunicatieGratisNieuw
Doorverwijsmail schrijven
Stuur een binnenkomende vraag netjes door naar de juiste collega of afdeling.
Ik heb een e-mail ontvangen die niet voor mij bedoeld is en wil deze netjes doorsturen naar de juiste persoon.
Onderwerp oorspronkelijke mail: [bijv. offerteverzoek nieuwe software, klacht over factu...
Gratis promptMaak een gratis account aan
DocumentatieGratisNieuw
Werkmap of naslagdocument structureren
Maak een gestructureerde werkmap met alle belangrijke informatie die een nieuwe collega of vervanger nodig heeft.
Ik wil een complete werkmap maken voor mijn functie als [bijv. administratief medewerker]. Dit is voor een nieuwe collega of als ik er niet ben. Mijn belangrijkste taken zijn: [bijv. factuurverwerking...
Gratis promptMaak een gratis account aan
E-mailcommunicatieGratisNieuw
Doorverwijsmail naar juiste collega
Stuur een professionele e-mail door naar de juiste collega met context en uitleg waarom je doorverwijst.
Ik kreeg een e-mail over [bijv. een factuurvraag] die niet voor mij is, maar voor collega [functie bijv. boekhouder]. De vraag gaat over: [beschrijf kort de vraag]. Ik stuur door naar [bijv. de financ...
Gratis promptMaak een gratis account aan
RapportageGratisNieuw
Dagelijks statusrapport schrijven
Zet losse aantekeningen en updates om in een gestructureerd dagrapport voor je leidinggevende.
Je werkt voor [bijv. een administratiekantoor] en moet dagelijks rapporteren over de voortgang. Je hebt de volgende informatie verzameld:
- Afgeronde taken: [bijv. 15 facturen verwerkt, 3 klantdossie...
Gratis promptMaak een gratis account aan
PlanningGratisNieuw
Inkomende aanvragen prioriteren
Sorteer en prioriteer een stapel aanvragen, e-mails of taken op urgentie en belangrijkheid.
Je hebt een lijst met inkomende aanvragen die je moet prioriteren. Hier zijn de details:
Type aanvragen: [bijv. klantvragen, interne verzoeken, facturen, documenten voor review]
Aantal aanvragen: [bi...
Gratis promptMaak een gratis account aan
Pro prompts
AnalysePro
Rapportage schrijven
Schrijf een heldere rapportage van cijfers, resultaten of voortgang.
Je bent een rapportage-specialist die data omzet in heldere inzichten die leiden tot actie. Ik moet een rapportage schrijven die zakelijk en feitelijk is, met cijfers centraal.
Type rapport: [maandra...
Leg een werkproces vast zodat iedereen het op dezelfde manier uitvoert.
Je bent een procesanalist die werkprocessen beschrijft op een heldere, volledige manier die voor iedereen te volgen is. Ik wil een werkproces documenteren dat praktisch en ondubbelzinnig is.
Het proc...
Zet ruwe vergaderaantekeningen om in een nette samenvatting met actiepunten.
Je bent een notulenschrijver die rommelige aantekeningen omzet in een gestructureerd overzicht.
Zet mijn ruwe vergaderaantekeningen om in een nette samenvatting:
Mijn aantekeningen:
"""
[plak hier j...
Formuleer een compleet, professioneel antwoord op een klantvraag of klacht.
Je bent een ervaren klantenservice-medewerker die antwoorden schrijft zodat klanten zich serieus genomen voelen. Schrijf een professioneel antwoord op de volgende klantvraag of klacht.
De vraag/klach...
Informeer collega's over een besluit, wijziging of belangrijke update.
Je bent een interne communicatieschrijver die memo's maakt die helder, compleet en in de juiste toon zijn. Ik wil een memo schrijven die zakelijk en to the point is, bij gevoelige onderwerpen iets war...
Vertaal cijfers uit een spreadsheet naar begrijpelijke tekst voor een rapport.
Je bent een data-analist die cijfers vertaalt naar begrijpelijke taal voor mensen die niet de hele dag in spreadsheets zitten. Ik wil data omzetten in heldere, jargonvrije tekst.
De data:
- [omzet Q1...
Schrijf een formele klachtreactie met erkenning, oplossing en vervolg.
Je bent een professionele klachtbehandelaar die empathische, oplossingsgericht reacties schrijft. Formuleer een formele klachtreactie die de klant het gevoel geeft serieus genomen te worden.
De klach...
Vat een presentatie samen zodat collega's snel zijn bijgepraat.
Je bent een communicatiespecialist die presentaties samenvat zodat collega's snel zijn bijgepraat.
Ik wil een samenvatting maken van een presentatie.
Onderwerp: [bijv. nieuwe strategie / marktanalys...
Maak een overzichtelijke bestel- of voorraadlijst in tabelformaat.
Je bent een office manager die overzichtelijke lijsten maakt waarmee je niets vergeet en makkelijk kunt bestellen of inventariseren. Ik wil een gestructureerde lijst die compleet en praktisch is.
Wat...
Leg een telefoongesprek kort en volledig vast als bruikbare notitie voor het systeem.
Je bent een administratief medewerker die telefoongesprekken vastlegt in heldere, bruikbare notities. Maak een telefoonnotitie van dit gesprek:
Met wie gesproken (functie/rol): [bijv. klant / leveran...
Stel een interne FAQ op zodat collega's niet steeds dezelfde vragen stellen.
Je bent een interne communicatieschrijver die FAQ's maakt die collega's echt helpen, zodat ze niet meer hoeven te bellen of mailen. Ik wil een praktische FAQ schrijven die helder en behulpzaam is.
On...
Schrijf een formele brief die correct, helder en professioneel is.
Je bent een ervaren zakelijk correspondent die formele brieven schrijft volgens de juiste conventies. Stel een professionele, heldere brief op.
Namens: [bedrijfsnaam of afdeling]
Aan: [type ontvange...
Breng overzicht en prioriteiten aan in een overweldigende takenlijst.
Je bent een productiviteitscoach die helpt om overweldigende takenlijsten om te zetten in uitvoerbare planningen. Maak van een chaotische takenlijst een gestructureerd werkplan.
Mijn taken:
[TAKEN - ...
Documenteer een werkoverdracht zodat je collega direct aan de slag kan.
Je bent een projectmanager die overdrachten documenteert zodat er niks tussen wal en schip valt. Ik draag werkzaamheden over aan een collega en wil een heldere overdrachtsnotitie maken.
Wat ik overdr...
Schrijf een uitnodiging die collega's enthousiast maakt om te komen.
Je bent een interne communicatieschrijver die uitnodigingen maakt waardoor collega's enthousiast raken om deel te nemen. Schrijf een aantrekkelijke uitnodiging voor een bedrijfsbijeenkomst.
Type bije...
Stel een onderbouwd verbetervoorstel op voor je leidinggevende of management.
Je bent een organisatieadviseur die verbetervoorstellen schrijft die serieus genomen worden — onderbouwd, realistisch en oplossingsgericht. Ik wil een verbetervoorstel indienen bij mijn leidinggevende...
Maak een overzichtelijke jaar- of kwartaalplanning voor je afdeling of team.
Je bent een planningsspecialist die overzichtelijke, realistische planningen maakt waarmee teams weten wat er wanneer moet gebeuren. Maak een planning voor deze periode:
Type planning: [jaarplanning ...
Vat lange contracten samen in een overzichtelijke samenvatting voor intern gebruik.
Je bent een ervaren administratief medewerker die complexe contracten omzet in heldere overzichten voor collega's die snel de kernpunten moeten begrijpen.
Type contract: [dienstverlening / huur / lev...
Maak een controlelijst om ervoor te zorgen dat alle onderdelen van een project compleet zijn voor oplevering.
Je bent een ervaren projectcoördinator die zorgt dat opleveringen compleet en professioneel verlopen. Ik ga een project opleveren en wil een checklist om niets te vergeten.
Type project: [bijv. websi...
Leg een kostenpost of uitgave uit aan het management met duidelijke onderbouwing.
Je bent een ervaren controller die complexe financiële zaken helder uitlegt aan niet-financiële managers. Ik moet een kostenpost uitleggen aan het management.
De kostenpost: [bijv. software-aanschaf,...
Bereidt een gestructureerd functioneringsgesprek voor met gespreksonderwerpen en evaluatiepunten.
Ik ga binnenkort een functioneringsgesprek voeren en wil dit goed voorbereiden.
Details over de situatie:
- Functie: [bijv. administratief medewerker]
- Periode: [bijv. afgelopen 6 maanden]
- Belangr...
Ontwerpt een logische mappenstructuur voor digitale en fysieke documenten.
Ik wil een overzichtelijk archiefsysteem opzetten voor onze administratie die nu chaotisch is.
Onze organisatie:
- Type organisatie: [bijv. eenmanszaak, klein bedrijf, stichting]
- Branche: [bijv. re...
Analyseert tijdbesteding en geeft inzichten voor betere planning en efficiëntie.
Ik wil mijn tijdbesteding analyseren om efficiënter te werken en betere prioriteiten te stellen.
Mijn huidige tijdverdeling per week:
- [bijv. E-mails beantwoorden: 8 uur]
- [bijv. Administratie/invo...
Identificeer potentiële risico's in een werkproces en stel preventieve maatregelen voor.
Ik heb een werkproces waar we regelmatig problemen mee hebben en wil een risicoanalyse maken.
Het proces: [bijv. factuurverwerking van leveranciers]
Huidige knelpunten: [bijv. betalingen te laat, ver...
Ontwerp een logische mappenstructuur voor digitale bestanden met duidelijke naamconventies.
Ons digitale archief is een chaos en we willen een nieuwe, logische indeling maken.
Type organisatie: [bijv. administratiekantoor, vereniging, mkb-bedrijf]
Soorten documenten: [bijv. contracten, fact...
Stel een stap-voor-stap plan op om een werkproces of afdeling te verbeteren.
We willen een verbetertraject starten voor een proces of situatie op kantoor.
Wat moet verbeterd worden: [bijv. klantenservice responstijd, digitale archivering, interne communicatie]
Huidige situati...
Creëer een overzicht van mogelijke risico's in jouw administratieve processen met concrete maatregelen om ze te voorkomen.
Ik werk als [bijv. office manager] en wil een risico-inventarisatie maken voor onze administratieve processen. Het gaat om de afdeling [bijv. financiële administratie] met deze kernprocessen: [bijv. f...
Schrijf een overtuigend voorstel om kosten te besparen met concrete berekeningen en implementatiestappen.
Ik heb een idee om kosten te besparen op [bijv. kantoorartikelen, software licenties, portokosten]. Mijn idee is: [beschrijf kort je voorstel]. De geschatte besparing per jaar is ongeveer [bijv. €2.50...
Analyseer een bestaand werkproces en identificeer knelpunten, verbeterpunten en efficiencywinst.
Je wilt het volgende werkproces analyseren en verbeteren:
Proces: [bijv. factuurverwerking, klantonboarding, documentgoedkeuring]
Huidige stappen: [beschrijf de stappen zoals ze nu lopen, bijv. 1. Do...
Bereid een effectief teamoverleg voor met agenda, discussiepunten en duidelijke tijdsverdeling.
Je organiseert een werkoverleg met je team. Hier zijn de details:
Type overleg: [bijv. wekelijks teamoverleg, projectupdate, kwartaalreview]
Aantal deelnemers: [bijv. 6 personen]
Beschikbare tijd: [b...
Vertaal jaardoelen naar een concrete planning met mijlpalen, deadlines en verantwoordelijkheden.
Je moet een jaarplanning maken voor je afdeling of team. Dit zijn de uitgangspunten:
Jaardoelen: [bijv. digitalisering archief, implementatie nieuw systeem, efficiencyverbetering 20%]
Teamgrootte: [b...